Wat is een interne audit?
Een intern auditsysteem vergelijkt de praktijk met de gehanteerde kwaliteitsstandaard. Middelen hiervoor zijn interviews, het doornemen van kwaliteitsdocumenten en een rondleiding op de afdeling. Daarbij letten we op de volgende factoren:
- Zijn er verschillen?
- Wat is het gevolg van de verschillen?
- Wat levert het op?
Interne audits zijn een verplicht onderdeel van het kwaliteitssysteem volgens NIAZ. In het Zaans Medisch Centrum zijn medewerkers opgeleid om de kwaliteitsafspraken voor een afdeling te evalueren in de vorm van waarderend auditen. In gesprek met de medewerkers (auditoren) is daarbij expliciet aandacht voor behaalde successen. Wat maakte dat het zo goed ging? Wat kun je ervan leren voor de bevindingen waarbij verbeteringen nodig zijn?
Doel
Een interne audit:
- Toetst de manier waarop vernieuwingen tot stand komen en hoe ze worden toegepast
- Maakt ontwikkelingen inzichtelijk en stimuleert het delen van informatie met elkaar
- Laat zien of de instelling investeert in de verbetering van de processen
- Biedt de medewerkers van het Zaans Medisch Centrum de mogelijkheid om op een andere dan de eigen afdeling een kwaliteitsaudit uit te voeren en voor de eigen afdeling suggesties voor verbetering op te doen
Een interne auditor wordt twee keer per jaar ingepland bij een audit. Zij werken in koppels van twee en soms drie auditoren per audit. Auditoren mogen alleen afdelingen auditen buiten hun eigen afdeling. Iedere afdeling wordt tenminste een keer per vier jaar geaudit.
Resultaten
De focus van de audit kan verschillend zijn. Bij de start van het auditen lag de aandacht vooral bij de algemene toepassing van het kwaliteitssysteem op de afdeling. Hiermee is een basis gelegd voor kwaliteitszorg. Sinds 2007 auditen we volgens thema’s. Kwaliteitsaspecten worden hierbij geëvalueerd op onder meer processen rondom patiëntveiligheid, patiënttevredenheid en het borgen van verbeterprojecten. De motivatie om zich te laten auditen is hiermee toegenomen. Betrokkenen ervaren de praktische toepassing als waardevol.
In 2006 waren er acht interne audits. Een daarvan was een proces-audit, de overige waren afdelingsaudits. Hierbij ging het vooral erom of de afdeling voldeed aan de normen van het NIAZ. In 2008 waren er drie audits, voor het eerst aan de hand van de thema’s patiëntveiligheid en -tevredenheid. Voor 2008 zijn er vijftien audits gepland.
Gerealiseerde verbeteringen door interne audits
Arbo Poliklinische OK (POK)
Op de POK richtte de aandacht zich op arbozaken. Tijdens tillen en transfers was er weinig aandacht voor de houding van de medewerkers . Daarnaast werken de medewerkers in een oncomfortabele houding tijdens het knippen van de amandelen bij kinderen. Ter voorkoming van lichamelijk klachten van de medewerkers en de veiligheid van patiënten is aandacht voor arbozaken op deze punten relevant.
Op basis van de bevindingen, is er een transferverpleegkundige geïntroduceerd op de afdeling. Arbo is nu een vast punt op de agenda van het werkoverleg. De transferverpleegkundige is door training en overleg met de afdeling fysiotherapie goed op de hoogte en kan de medewerkers op de POK informeren en instrueren.
Medewerkers van de POK bespreken nu de
MIP (centrale Meldingscommissie) niet alleen binnen het eigen team, maar meldingen worden nu ook in het unitoverleg OK besproken. De POK maakt deel uit van deze unit. Hierdoor is ook het management van de OK op de hoogte van de incidenten. Incidenten op de POK kunnen raakvlakken hebben met de OK. Op deze manier leren de medewerkers van elkaar en wordt herhaling van incidenten voorkomen.
De continuïteit wordt hiermee op meerdere manieren gewaarborgd: de in- en externe meldingen worden structureel geregistreerd en er wordt een jaarrapportage MIP geschreven. Deze rapportage wordt vervolgens besproken in het unitoverleg. Tot slot is MIP een vast agendapunt van het werkoverleg.
DKSE en nucleaire geneeskunde
Nucleaire geneeskunde heeft inmiddels zijn documenten in DKSE geactualiseerd. De informatie is hierdoor actueel en beschikbaar voor alle medewerkers. Dit verlaagt het risico op incidenten en of calamiteiten.
Werkafspraken radiologie en SEH
Tussen de afdeling radiologie en de SEH zijn werkafspraken aangescherpt over het vervoer van instabiele patiënten. Hierdoor is de continuïteit in patiëntveiligheid verbeterd.
Verloskunde
Op de afdeling verloskunde zijn de afspraken over de schriftelijke verpleegkundige overdracht aangescherpt. Er zijn afspraken gemaakt en vastgelegd in een document. Hierin staat wie verantwoordelijk is voor de overdracht tijdens dag-, avond- en nachtdiensten. Onduidelijkheden zijn hiermee opgelost. Dit komt ten goede komt aan de continuïteit van zorg en daarmee aan de patiëntveiligheid.