Maak kennis met planner Ingrid Olij

Ingrid Olij werkt al vijftien jaar in het ZMC en plant vanuit het Planbureau orthopedische operaties. “Veel mensen denken misschien: je zet iemand in de agenda en belt met een datum. Maar er komt veel meer bij kijken.”

Ingrid begint haar werkdag met de nieuwe aanvragen van de orthopeden. Daarin staat welke operatie nodig is en hoe urgent die is. Daarna gaat ze aan de slag met de programma’s voor de komende weken. “We plannen zo eerlijk mogelijk op volgorde van de wachtlijst. Is er een medische reden om iemand eerder te opereren, dan geeft de arts dat aan. Vervolgens kijken wij waar de operatie past.”

Dan begint de puzzel. Er moet een operatiekamer vrij zijn en soms ook een bed op de afdeling. Ingrid controleert bovendien welke apparaten, hulpmiddelen en materialen nodig zijn. “Sommige spullen hebben we niet standaard in huis en moeten we lenen. Dan zoeken we eerst uit of ze op die dag beschikbaar zijn.”

Meer dan een operatiedatum

Met alleen een operatiedatum is Ingrid er nog niet. Ze plant ook afspraken bij Anesthesie en, als dat nodig is, een telefonische controle. Voor een schouderoperatie moet bijvoorbeeld altijd vooraf een sling worden aangemeten. Ook dat plant ze in. “Wij regelen eigenlijk alles wat om de operatie heen nodig is. Dat maakt het werk afwisselend. Je bent steeds weer aan het puzzelen en geen dag is hetzelfde.”

Ook de volgorde bepalen van de operaties op een dag is een lastige puzzel. Twee keer per week neemt Ingrid de programma’s door met de regie van de operatiekamers. Samen kijken ze naar het soort operatie, de verdoving en of een patiënt dezelfde dag naar huis kan of in het ziekenhuis blijft.

Daarvoor overlegt Ingrid met artsen en verschillende afdelingen. “We hebben elkaar echt nodig. Het fijne aan het ZMC is dat de lijnen kort zijn. Als ik iets moet navragen, kan dat meestal snel.”

Wat patiënten niet zien

Patiënten merken vooral iets van Ingrids werk wanneer ze belt over de operatiedatum. Tegen die tijd is er achter de schermen al veel uitgezocht. “Eerst vraag ik of de datum voor de patiënt uitkomt. Daarna zetten we de andere afspraken vast en regelen we wat er nodig is. Zo weet de patiënt waar die aan toe is.”

Een planning kan veranderen, bijvoorbeeld als er een spoedoperatie tussendoor komt. Moet een operatie worden verplaatst, dan zoekt het Planbureau zo snel mogelijk naar een andere datum. “We snappen dat mensen naar hun operatie toeleven. De datum verschuiven kan erg vervelend voor ze zijn. Maar soms kan het niet anders. Dan leggen we goed uit wat er aan de hand is en kijken we meteen wat wél kan.”

Het contact met patiënten hoort voor Ingrid echt bij haar werk. “Het is fijn als alles rond is en iemand blij reageert op de datum. Zo werd ons bij het plannen van een operatie voor een oncologiepatiënt gevraagd rekening te houden met de eerste verjaardag van haar kleinzoon. In zo’n situatie doen we er alles aan om die wens in te willigen. Ik werk vooral achter de schermen, maar op zo’n moment merk je heel direct voor wie je het doet.”

Ook na vijftien jaar gaat Ingrid met plezier naar haar werk. “De puzzel is iedere dag anders. Als alles klopt en de operatie in de agenda staat, ga ik met een tevreden gevoel naar huis.”